Qué exige realmente la norma EN 15635 (y por qué la inspección visual ya no escala)

La norma UNE-EN 15635 (“Uso y mantenimiento del equipamiento de almacenaje”) traslada la responsabilidad sobre la seguridad de las estanterías al usuario del almacén, no al fabricante. Esto sorprende a más de un responsable de operaciones cuando lo descubre: el fabricante diseña y monta el rack, pero la conservación documental del estado a partir de ese momento es del cliente.

Los tres niveles de control

La norma se apoya en tres niveles complementarios:

1. Inspección visual diaria por parte del personal de almacén. Cualquier golpe o anomalía debe reportarse inmediatamente al responsable.
2. Revisión periódica (mínimo semanal o mensual según la operativa) por la persona designada como responsable de la seguridad de las estanterías. Esta persona mantiene el registro documental y clasifica los daños.
3. Inspección técnica anual por un experto cualificado externo o interno acreditado, que evalúa la instalación completa y deja constancia firmada del estado del rack.

En los tres niveles hay un denominador común: los incidentes deben quedar registrados con fecha, ubicación y severidad. Si no hay registro, no hay cumplimiento, da igual que las estanterías estén en perfecto estado.

El problema del registro manual

En la práctica, los tres niveles se apoyan en formularios en papel o en hojas de cálculo que rellena el operario o el responsable. Esto introduce un hueco predecible:

• El operario que ve el golpe está ocupado en otra tarea y no se acerca a anotar.
• El cambio de turno se lleva por delante la información antes de que llegue al registro.
• El supervisor revisa el rack alto desde abajo y no detecta el daño que se acumula en altura.
• Auditorías que llegan sin un histórico completo dejan al responsable expuesto.

Ninguna de estas situaciones implica mala fe. Son fricciones operativas que la norma asume implícitamente cuando exige registro continuo. Pero las consecuencias siguen ahí: ante un accidente con daño personal, lo que importa no es la voluntad del responsable sino la evidencia documental.

Qué cambia con vigilancia continua

Un sistema de monitorización por sensores no sustituye los tres niveles oficiales de inspección — la norma no contempla esa posibilidad y un proveedor honesto no debería plantearlo así. Lo que sí hace es cubrir el tiempo entre revisiones:

• Cada impacto queda registrado en segundos, con timestamp y ubicación exacta.
• La severidad se clasifica de forma consistente, sin depender del criterio del operario que pasa por allí.
• El histórico documental se genera de forma automática, listo para auditoría.

El responsable del almacén sigue siendo el responsable. Lo único que cambia es que ya no depende de que el operario tenga un buen día para que un golpe quede registrado.

Qué pasa si no se cumple

Ante un siniestro con daño personal o material derivado de un fallo de rack, las consecuencias habituales para una empresa que no puede acreditar control documental son:

• Responsabilidad civil y penal del responsable de almacén.
• Anulación de la cobertura del seguro por falta de mantenimiento documentado.
• Sanciones laborales por incumplimiento de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales.
• Pérdida de certificaciones (ISO 45001, OEA/AEO, etc.) en cadenas con auditoría externa.

Es decir: el coste de no tener trazabilidad no es teórico. Aparece en el momento exacto en que se necesita.

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